SharePoint als Fileablage- oder DMS-Ersatz?
Immer wieder höre ich, dass man mit SharePoint die “schnöde” Fileablage oder auch ein Dokumenten Management System (DMS) ersetzen kann. Ich kann dem aber nicht in jedem Fall und bedenkenlos zustimmen. Hier ein paar Anmerkungen zum Thema und Erfahrungen welche ich gemacht habe:
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Die Dokumente werden Pfadbasiert im SharePoint abgelegt. Wie in der Fileablage bedeutet dies, dass bei einer Änderung im Pfad, der Links zu dem Dokument nicht mehr funktioniert. Bei einem echten DMS erhält jedes Item (Dokument, Verzeichnis, Link etc.) eine eindeutige ID (Nickname) über die es gefunden werden kann. Die ID ist Bestandteil des Pfads. Im Beispiel von Livelink bedeutet das, dass es eine keine Rolle spielt, wo das Dokument abgelegt wurde. Links auf Dokumente im Livelink funktionierten immer, auch wenn das Dokument in ein anderes Verzeichnis verschoben wurde.
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Alle Items werden in der Datenbank (MS-SQL) gespeichert. Die Uploadgrösse für Items ist auf 50 MB festgelegt. Will man grössere Files speichern, kann man diese Grösse generell anpassen. Hier gelten dann aber die Grenzwerte, welche von der DB vorgegeben werden. Diese Anpassung kann auch nur in der Central Administration gemacht werden und gilt dann aber für alle Sites der kompletten SharePoint Farm.
Hier noch ein wichtiger Beitrag zum Thema SharePoint als Fileablagenersatz bzw. DMS-Ersatz:
http://www.ecm-newsletter.de/content/view/85/2/
Es kann aber trotzdem durchaus Sinn machen, ein bestehendes DMS oder eine Fileablage ins SharePoint zu migrieren. Man sollte sich aber vorher genau überlegen, was die Schwerpunkte der Migration sind und was man damit erreichen will. Denn folgender Satz sollte man sich immer wieder vor Augen führen:
SharePoint kann vieles, nur nichts richtig!
in diesem Sinne… viel Spass beim Entdecken von SharePoint 2007
In: SharePoint · Schlagworte: DMS, Fileablage, SharePoint
